A. Manajemen Kinerja
Manajemen kinerja adalah proses yang bertujuan
meningkatkan kinerja individu pegawai, kinerja tim kerja, dan kemudian
meningkatkan kinerja organisasi. Proses manajemen kinerja dilakukan bersama
antara manajer dan pegawai.
Manajemen kinerja bertujuan untuk mengembangkan sejumlah aspek
kinerja :
1.
Untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan oleh organisasi atau perusahaan. Tujuan tersebut dicapai
melalui partisipasi individu pegawai dalam mencapai tujuan dari tugasnya yang
hasilnya berupa kinerja pegawai.
2.
Untuk meningkatkan kinerja
karyawan secara terus-menerus atau minimal mempertahankan jika sudah mencapai
standar kinerja.
3.
Berupaya menciptakan dan
meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan kompetensi pegawai secara
terus-menerus.
4.
Untuk meningkatkan efisiensi
dam efektivitas proses pencapaian tujuan
5.
Untuk mengukur kinerja individu
karyawan, tim kerja, dan kinerja perusahaan secara periodik.
Evaluasi
kinerja sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu aktivitas manajemen
kinerja. Dan evaluasi kinerja dapat mengukur kinerja pegawai untuk menentukan
apakah ada kesalahan antara kinerja dengan standar kinerja pegawai. Apabila
terjadi kesalahan, manajer harus
mengoreksi penyimpangan dengan perbaikan.
B. Perencanaan Kinerja
Perencanaan Kinerja adalah bagian awal dari manajemen kinerja
karyawan sepanjang tahun. Kinerja karyawan perlu dimanajemeni agar dapat memenuhi
harapan organisasi atau perusahaan. Dalam hal ini dapat terjadi pertemuan
antara ternilai dengan penilai yang
membahas mengenai :
1. Tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab ternilai,
yaitu tugas atau pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh ternilai dan prosedur
yang harus diikuti oleh ternilai dalam melaksanakan pekerjaannya.
2. Kompetensi yang diperlukan ternilai agar dapat
melaksanakan tugas dengan baik, serta perilaku kerja dan sifat pribadi yang
harus dilakukan dan dimiliki oleh ternilai agar dapat melaksanakan tugasnya
dengan baik.
3. Standar kinerja ternilai dalam melaksanakan
pekerjaanya.
4. Menentukan cara pegawai akan mencapai
pekerjaannya.
5. Proses pengukuran kinerja dan instrumen yang
digunakan, serta waktu pelaksanaan, penilai, dan ternilai harus memahami teknik
pengukuran kinerja ternilai.
6. Merencanakan pengembangan kompetensi ternilai jika
belum memiliki kompetensi tersebut sepenuhnya, jika belum memiliki kompetensi
inti yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan, penilai dilatih dan
dikembangkan.
Pegawai ternilai juga harus memahami visi, misi,
dan tujuan unit kerjanya. Pemahaman ini merupakan bagian dari upaya organisasi
untuk menyebarkan rencana strategis organisasi kepada semua anggota atau
pegawai organisasi.
Tujuan pegawai yang baik perlu disusun dengan
memperhatikan sejumlah persyaratan.
Pertama, tujuan harus spesifik yaitu seorang
karyawan khusus hanya untuk karyawan yang bersangkutan. Akan tetapi, dapat
terjadi dalam suatu unit kerja, seorang pegawai mempunyai tugas dan job
description yang sama.
Kedua, tujuan objektif pegawai harus dapat diukur
dalam pengertian kuantitaif dan
kualitatif.
Ketiga, tujuan harus rasional dan dapat dicapai
oleh pegawai, tetapi tidak terlalu mudah dicapai. Untuk itu, tujuan pegawai
merupakan tujuan minimal dan dalam standar kinerja ditentukan tingkat
pencapaian dibawah standar kerja, pencapaian sesuai dengan standar kerja, dan
pencapaian di atas standar kerja. Dalam sistem MBO, pencapaian standar kinerja
dikaitkan dengan imbalan. Berikut adalah tujuan seseorang pegawai,
·
S = Specific;
tujuannya untuk menunjukkan kepada karyawan mengenai apa yang harus
dilakukannya disertai pengertian operasional, prosedur pencapaian, dan hasil
yang diharapkan organisasi.
·
M =
Measurable; tujuan pegawai harus dapat diukur dalam pengertian kuantitatif dan
kualitatif.
·
A =
Attainable; tujuan harus dapat dicapai oleh pegawai, tetapi untuk mencapainya
menimbulkan tantangan bagi pegawai.
·
R =
Reasonable; tujuan harus dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia.
·
T = Timely;
hasil pencapaian tujuan harus tepat dan dalam kurun waktu yang ditentukan.
Perencanaan kinerja sebaiknya dilakukan setelah semua proses evaluasi
kinerja seorang karyawan pada tahun sebelumnya setelah selesai dengan nilai
final. Dalam proses evaluasi kinerja, seorang ternilai sering tidak mau
menerima nilai yang dibuat oleh para penilai.
Perencanaan kinerja juga menyusun Gantt Chart yang berisi rencana kegiatan
evaluasi kinerja.
C. Pelaksaan
Kinerja
Adalah proses sepanjang tahun dimana pegawai melaksanakan tugas atau
pekerjaannya dan berupaya mencapai kinerjanya dengan menggunakan kompetensi
kerjanya. Seperti dalam perencanaan kinerja, pelaksanaan kinerja merupakan
aktivitas bersama pegawai dan manajernya.
Dalam upaya pencapaian kinerja, pegawai mempunyai tanggung jawab berikut :
1. Komitmen pencapaian tujuan.
Tujuan yang telah ditetapkan bersama oleh manajer
dan pegawai belum menjadi tujuan sampai pegawai berkomitmen dan termotivasi
untuk mencapainya.
2. Meminta pelatihan kinerja
Yaitu memberikan balikan dan pelatihan kinerja
merupakan tugas manajer. Akan tetapi, balikan dan pelatihan kinerja tidak
berguna tanpa pegawai menyadari pentingnya balikan dan pelatihan. Oleh karena
itu, pegawai harus mengharapkan balikan dan pelatihan serta merasa merupakan
alat untuk mengembangkan kinerjanya.
3. Berkomunikasi secara terbuka dengan manajernya
Dalam melaksanakan tugasnya, pegawai berkomunikasi
secara terbuka dan terus menerus untuk membahas balikan yang dikemukakan
manajer. Selain itu, ia akan membahas pekerjaan atau tugas yang dikerjakannya.
Apakah sesuai dengan prosedur dan standar kinerja atau belum.
4. Mengumpulkan dan berbagi data kinerja
Dalam melaksanakan tugasnya dan menyelesaikan
proyeknya, pegawai mencatat informasi mengenai kemajuannya atau seberapa besar
tujuan yang ditetapkan dapat tercapai. Dan mengkomunikasikan kepada manajernya.
5. Mempersiapkan telaah kerja
Dalam hal ini, pegawai selalu mempersiapkan diri
saat kinerjanya ditelaah oleh manajer. Jika sistem evaluasi kinerja menggunakan
MBO, evaluasi kinerja akan dilakukan secara normatif dan sumatif. Pegawai
selalu mempersiapkan evaluasi sumatif yang dalam pekerjaan pemasaran dilakukan
mingguan, bulanan, triwulanan, dan tengah tahunan. Dan pada akhir tahun, pegawai
mempersiapkan evaluasi sumatif.
Manajer penilai mempunyai kewajiban berikut :
1. Menciptakan kondisi yang memotivasi pegawai.
Manajer menciptakan iklim organisasi dan fasilitas
kerja yang mendorong pegawai untuk bekerja keras. Manajer berupaya meningkatkan
kepuasan kerja pegawai dan menjauhkan faktor-faktor yang dapat meningkatkan
ketidakpuasan pegawai.
2. Mengobservasi dan mendokumentasi kinerja pegawai
Hal ini dilakukan ketika bawahan melakukan
pekerjanya dan mendokumentasikan kinerjanya dalam buku kerja. Ia mencatat hasil
kerja, perilaku kerja, dan sifat pribadi pegawai dalam melaksanakan tugas.
3. Menyesuaikan dan merevisi tujuan, standar kinerja,
dan kompetensi pekerjaan untuk mengondisikan perubahan
Tujuan dan standar kinerja karyawan sering harus
diubah setelah digunakan dan dilaksanakan beberapa tahun karena perubahan
lingkungan internal dan eksternal organisasi.
4. Memberikan balikan dan pelatihan
Balikan adalah informasi mengenai kemajuan
pencapaian suatu tujuan berdasarkan standar kinerja. Mempunyai kemampuan untuk
membantu karyawan membuat koreksi atas apa yang sedang dilakukan untuk
meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuannya. Dan pelatihan merupakan
keterampilan kritikal manajer dalam proses manajemen kinerja.
5. Menyediakan pengalaman pekerjaan
Walaupun setiap individu pegawai bertanggung jawab
atas pengembangan dirinya, para manajer mempunyai tanggung jawab untuk
menyediakan peluang program pengembangan. Minimal, seorang manajer mendorong
bawahannya untuk berpartisipasi dalam pelatihan.
6. Memperkuat perilaku yang efektif para karyawan dan
kemajuan ke arah pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
Proses akhir manajemen kinerja adalah manajer
memperkuat perilaku yang efektif dan efisien dari para karyawan dan kemajuan
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Upaya tersebut antara lain melalui
sistem kompensasi atau imbalan yang baik.
D. Penilaian
Kinerja
Dimulai dengan pengumpulan data kinerja para pegawai sepanjang masa
evaluasi kinerja. Pengumpulan data dilakukan melalui observasi tentang apa yang
dilakukan para karyawan. Penilai mengobservasi indikator kinerja karyawan
kemudian membandingkannya dengan standar kinerja karyawan. Dalam mengobservasi,
penilai mengumpulkan data kinerja ternilai dan melakukan dokumentasi yang
akurat, yaitu mencatat dalam buku kerjanya atau dalam instrumen khusus untuk
mencatat hasil observasi.
Penilaian kinerja dilakukan secara formatif dan sumatif :
1. Penilaian kinerja formatif
Yaitu penilaian kinerja ketika para karyawan
sedang melakukan tugasnya. Tujuannya untuk mencari ketimpangan antara kinerja
karyawan dibandingkan dengan standar kinerjanya pada waktu tertentu.
2. Penilaian kinerja sumatif
Dilakukan oada akhir periode penilaian. Dalam hal
ini, penilai membandingkan kinerja akhir karyawan dengan standar kinerjanya.
Selanjutnya, penilai mengisi instrumen evaluasi kinerja sebagai hasil akhir
penilaian kinerja. Hasil akhir tersebut diserahkan kepada ternilai dan dibahas
oleh ternilai dalam wawancara evaluasi kinerja.
E. Wawancara
Evaluasi Kinerja
1. Tujuan
Wawancara evaluasi kinerja adalah pertemuan
langsung antara penilai dan ternilai untuk membahas hasil eveluasi kinerja
ternilai dan menyusun rencana kinerja ternilai untuk tahun yang akan datang.
Tujuan wawancara evaluasi kinerja :
a. Memberikan balikan dan penjelasan atas nilai
kinerja ternilai.
b. Memberi kesempatan kepada ternilai untuk
menjelaskan kinerjanya, menerima dan menolak nilai yang diberikan penilai, dan
memberi kesempatan banding.
c. Mengubah kinerja, perilaku kerja, dam sifat
pribadi yang ada hubungannya dengan pekerjaan ternilai yang tidak memenuhi
persyaratan standar kinerjanya.
d. Memberikan penghargaan terhadap kinerja baik
ternilai agar terus dipertahankan dan dikembangkan.
2. Keterampilan Penilai
Penilai memerlukan keterampilan khusus agar dapat melaksanakan
wawancara dan evaluasi kinerja dengan baik, diantaranya :
a. Memahami sistem evaluasi kinerja
Memahami secara terperinci esensi sistem evaluasi
kinerja dan bagaimana melaksanakannya. Penilai memahami tujuan evaluasi
kinerja, standar evaluasi kinerja, instrumen evaluasi kinerja, prosedur
pelaksanaan evaluasi kinerja, dan teknik melaksanakan wawancara evaluasi kerja.
b. Kepemimpinan
Penilai adalah pemimpin pelaksanaan evaluasi
kinerja sehingga ia harus mempunyai keterampilan memimpin. Kepemimpinan adalah
proses pemimpin memengaruhi pengikut untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
c. Keterampilan wawancara
Penilailah yang akan memimpin proses pelaksanan
wawancara evaluasi kinerja. Penilai memerlukan keterampilan merancang,
melaksanakan, dan menyusun laporan mengenai wawancara evaluasi kinerja.
Keterampilan wawancara antara lain sebagai berikut
:
·
Keterampilan
mendengarkan
·
Keterampilan
berkomunikasi
·
Kecerdasan
emosional
( Mengenali emosi diri, mengelola emosi,
memotivasi diri sendiri, mengenali emosi orang lain, membina hubungan)
d. Kecerdasan Sosial
Wawancara evaluasi kinerja merupakan interaksi
sosial antara penilai dan ternilai. Interaksi ini terkait dengan kepentingan
sosial-kepentingan individu- kepentingan karyawan. Penilai dan ternilai perlu
mempunyai kecerdasan sosial agar dapat melaksanakan wawancara evaluasi kinerja.
e. Keterampilan negosiasi
Penilai dan ternilai mempunyai posisi yang berbeda
ketika memasuki proses wawancara evaluasi kinerja. Penilai mewakili organisasi
yang mengharapkan ternilai bekerja sesuai dengan apa yang diharapkan organisasi
untuk mencapai standar kinerjanya.
3. Proses
Proses wawancara evaluasi kinerja perlu dirancang
dan dilaksanakan dengan hati-hati karena sering menimbulkan konflik antara
penilai dan ternilai.
a. Persiapan
Proses wawancara evaluasi kinerja perlu
dipersiapkan secara cermat, tempat, waktu, dan agendanya. Hal ini diperlukan
karena evaluasi kinerja dapat menjadi sumber konflik antara penilai dengan
ternilai.
b. Menyiapkan hasil evaluasi kinerja
Pada tahap ini, penilai menyerahkan nilai hasil
penilaian kinerja ternilai yang tercantum pada instrumen evaluasi kinerja
kepada ternilai. Penilai memberikan penjelasan secara lisan mengenai nilai
tersebut disertai data hasil observasi penilai mengenai proses pelaksanan
pencapaian kinerja ternilai.
c. Sikap ternilai
Setelah menerima nilainya, ternilai dapat menerima
atau menolak nilai tersebut. Jika ternilai menerimanya, nilai mempunyai
kekuatan tetap setelah ternilai menandatangani instrumen evaluasi kinerja. Jika
tidak menerima nilainya, ternilai mengajukan banding dengan mengisi kolom
pernyataan banding dalam instrumen evaluasi kinerja disertai alasan dan fakta
pendukungnya.
F. Banding
1. Proses
Dalam suatu wawancara evaluasi kerja, nilai
kinerja pegawai diberitahukan pada pegawai dengan penjelasan latar belakang
nilai tersebut.
2. Proses penilaian banding
Menggunakan 2 cara yaitu, proses pemeriksaan
langsung dan proses pemeriksaan tidak langsung. Dalam proses pemeriksaan
langsung, penilai banding memanggil penilai dan ternilai dan melakukan dengar
pendapat kedua belah pihak. Keduanya diminta untuk mengajukan argumentasi
mengenai hasil evaluasi kerja.
Proses pemeriksaan tidak langsung terjadi, mislanya
dalam salah satu lembaga ternilai yang tidak puas terhadap nilai yang diberikan
oleh atasannya kemudian dikirimkan pada penilai banding. Sebelum melakukan
penilaian sendiri, penilai banding dapat memanggil penilai untuk memberikan
penjelasan tentang kinerja ternilai. Selanjutnya, penilai banding melakukan
penilaian sendiri.
3. Banding melalui pengadilan
Tidak semua sistem evaluasi memiliki proses
banding. Sistem evaluasi kinerja yang tidak mempunyai proses banding dapat
menyebabkan pegawai yang merasa dirugikan oleh penilaian atasannya, membawa
kasusnya ke pengadilan perdata. Ia dapat menggugat atasannya atau perusahaan
tempat ia bekerja ke pengadilan karena merasa diperlakukan tidak adil. Sistem
evaluasi kinerja tidak memiliki ketentuan mengenai banding secara ilmiah yang
tidak dapat diterima.
G. Sentra
Asesmen
1. Pengertian
Mulai digunakan di Amerika Serikat pada tahun
1920-an untuk menyeleksi dan mempromosikan personel dalam bidang teknik. Sentra
asesmen adalah suatu proses dievaluasi oleh penilai ketika ia sedang mengikuti
suatu seri situasi yang menyerupai suatu altar pekerjaan yang sesungguhnya
dengan menggunakan metode tertentu. Dapat dikatakan sebagai suatu prosedur yang
digunakan oleh manajemen SDM untuk mengevaluasi personel mengenai sifat-sifat,
kemampuan, dan kompetensi yang relevan dengan keefektifan dan efisiensi
organisasi.
2. Proses
Menurut ICAM (Internatinal Congress on the
Assesment Methods) ada 10 elemen yang harus dipenuhi agar suatu proses SDM
dapat disebut sentra assmen yaitu:
a. Harus dilakukan analisis pekerjaan yang relevan
dengan perilaku untuk menentukan dimensi, sifat, kualitas, keterampilan,
kemampuan, motivasi, pengetahuan, atau
tugas yang diperlukan untuk menciptakan kinerja pekerjaan, serta menentukan apa
yang harus dievaluasi oleh sentra asesmen.
b. Observasi perilaku oleh asesor harus
diklasifikasikan dalam kategori-kategori yang relevan dan berarti seperti
berdasarkan dimensi-dimensi, sifat-sifat, karakteristik, sikap, kualitas,
keterampilan, pengetahuan, dan tugas-tugas.
c. Teknik yang digunakan dalam sentra asesmen harus
didesain untuk menyediakan informasi untuk mengevaluasi dimensi-dimensi, dan
sebagainya yang sebelumnya ditentukan oleh analisis pekerjaan.
d. Teknik asesmen multipel yang harus dipakai
meliputi tes, wawancara, kuesioner, alat-alat sosiometrik, dan simulasi.
e. Teknik asesmen harus mencakup sejumlah simulasi
yang berhubungan dengan pekerjaan yang nencukupi untuk memungkinkan penilai
multipel mempunyai peluang untuk mengobservasi setiap dimensi perilaku asesi.
f. Setiap asesi harus dinilai oleh multipel asesor.
Rasio asesor dan asesi 2:1 dan supervisor asesi tidak boleh menjadi asesor.
g. Asesor harus mendapatkan pelatihan dan memahami
proses dan pedoman sentra asesmen.
h. Sejumlah prosedur sistematik harus dipakai oleh
asesor untuk merekam secara akurat perilaku asesi yang muncul. Prosedur ini
antara lain catatan tertulis, skala observasi perilaku, dan checklist perilaku.
i.
Para asesor
harus mempersiapkan sejumlah laporan atau rekaman observasi untuk diskusi
integrasi.
j.
Integrasi
perilaku-perilaku asesi harus berdasarkan pooling informasi dari para asesor
dan dari teknik-teknik pada pertemuan para asesor atau melalui proses integrasi
statistik yang divalidasi menurut standar yang diterima secara profesional.
3. Penggunaan Sentra Asesmen
Sentra asesmen memberikan kontribusi terhadap
manajemen SDM. Hampir semua fungsi manajemen SDM dapat memanfaatkan sentra
asesmen untuk memperoleh dan mengembangkan SDM yang unggul untuk mencapai
tujuan.
Manfaat dari sentra asesnen adalah :
a. Rekrutmen
Hal ini digunakan untuk menarik para pelamar dari
luar organisasi, sejumlah perusahaan memberi kesempatan kepada pencari kerja
untuk mengikuti proses sentra asesmen.
b. Seleksi
Iklan rekrutmen kolom baris du suatu surat kabar
di negara-negara dengan tingkat unemployement tinggi dapat menarik ribuan
pelamar, padahal yang diperlukan hanya 5 sampai 10 orang. Penggunaan sentra
asesmen untuk membatasi jumlah pelamar dalam proses rekrutmen.
c. Promosi dan Transfer
Beberapa perusahaan besar menggunakan proses
sentra asesmen untuk memilih seorang pegawai untuk menduduki jabatan tertentu.
d. Pengembangan SDM
Merupakan proses yang harus dilakukan secara
terus-menerus jika organisasi menginginkan pegawainya mempunyai pengetahuan,
keterampilan, kemampuan, dan karakteristik lainnya agar mampu melaksanakan
tugasnya dan mempunyai keunggulan kompetitif.
e. Pengembangan Organisasi
Dalam rangka melakukan perubahan organisasi atau
budaya organisasi, lembaga pemerintah dan perusahaan sering melakukan
pengembangan organisasi. Pengembangan organisasi adalah suatu proses untuk
meningkatkan efektivitas dan efisiensi unit organisasi atau organisasi secara
keseluruhan. Sebagian organisasi menggunakan sentra asesmen untuk menciptakan
simulasi atau permainan organisasi yang kompleks dan berskala besar sebagai
percobaan untuk pengembangan organisasi.
f. Perencanaan SDM
Merupakan proses membandingkan kebutuhan SDM di
masa sekarang dengan peramalan kebutuhan SDM di masa yang akan datang. Hal yang
membandingkan dapat kebutuhan kualitas maupun kuantitas pegawai, lebih besar,
sama atau berlebih. Perencanaan SDM juga menyusun skema pergantian karena
adanya pegawai yang pensiun, berhenti, di PHK atau tidak melaksanakan tugasnya.
Sentra asesmen dapat digunakan untuk mempersiapkan kebutuhan tenaga dimana yang
akan datang dan mempersiapkan program pengembangan SDM.
4. Sentra Asesmen dan Evaluasi Kerja
Proses sentra asesmen
dapat digunakan untuk melaksanakan evaluasi kinerja karyawan. Akan tetapi,
sesuai dengan kriteria proses sentra asesmen, evaluasi kinerja harus memenuhi
kriteria tertentu. Pertama, evaluasi kinerja harus menggunakan penilai multipel
atau multisesor. Penilai multipel dapat dilakukan dalam proses evaluasi
kinerja. Kedua, evaluasi kinerja harus menggunakan berbagai alat ukur untuk
mengukur kinerja pegawai. Jika menggunakan proses sentra asesmen, evaluasi
kinerja dapay menghindari kesalahan evaluasi kinerja.
Hal yang perlu
dipertimbangkan dalam menggunakan sentra asesmen untuk evaluasi kinerja.
Pertama, kepraktisan pelaksanaan evaluasi kinerja. Evaluasi kinerja juga akan
memakan waktu yang lama. Dari segi pegawai yang dinilai, evaluasi kinerja
dengan cara ini dianggap mengada-ada dan mengancam para pegawai. Selain itu,
evaluasi kinerja dengan cara ini juga akan memakan biaya yang cukup besar.