Perencanaan

PROSES PERENCANAAN

              Perencanaan adalah proses dasar dimana menejemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Perbedaan pelaksanaan adalah hasil tipe dan tingkat perencanaan yang berbeda pula. Perencanaan dalam organisasi adalah esensial, karena dalam kenyataannya perencanaan memegang preanan lebih dibandingkan fungsi-fungsi menejemen lainnya. Fungsi-fungsi pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan sebenarnya hanya melaksanakan keputusan – keputusan perencanaan.

Pengertian Perencanaan.

              Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan , kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan kondisi – kondisi di waktu yang akan datang dalam mana perencanaan dan kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan, serta periode sekarang pada saat rencana dibuat. Perencanaan adalah suatu proses yang tidak berakhir bila rencana tersebut ditetapkan; rencana harus diimplementasikan.

              Salah satu aspek penting dalam perencanaan adalah pembuatan keputusan (  decesion making) , proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu.

Empat Tahap Dasar Perencanaan

              Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan. Perencanaan dimulai dengan keputusan – keputusan tentang keinginan atau kebutuhan kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.

              Tahap   2  :   Merumuskan keadaan saat ini. Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan, adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang.

              Tahap 3 :  Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan. Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan.

              Tahap  4  :  Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan. Tahap terakhir meliputi pengembangan berbagai altern atif kegiatan untuk pencapaian tujuan.

Alasan – Alasan  Perlunya Perencanaan

              Ada dua lasan dasar perlunya perencanaan. Perencanaan untuk mencapai 1) “protective benefits” yang dihasilkan dan pengangguran kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan , dan 2) “positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.

              Manfaat Perencanaan sebagai contoh : 1) membantu menejemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan – perubahan lingkungan; 2) membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah – masalah utama; 3) memungkinkan menejer memahami keseluruhan gambar operasi lebih jelas; 4) membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat; 5) memberikan cara pemberian perintah beroperasi; 6) memudahkan melakukan koordinasi; 7) membuat tujuan lebih khusus; 8) meminumumkan pekerjaan; 9) menghemat waktu, usaha dan dana.

Hubungan Perencanaan dengan Fungsi – Fungsi Menejemen Lainnya

              Fungsi perencanaan dan fungsi – fungsi dan kegiatan lainnya menejerial lainnya adalah saling berhubungan, saling tergantung dan berinteraksi.

              Pengorganisasian dan Penyusunan Personalia. Personalia adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya keuangan, phisik dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukan cara dan perkiraan bagaimana menggunakan sumber daya tersebut secara efektifitas paling tinggi.

              Pengarahan; perencanaan menentukan kombinasi yang paling baik dari faktor – faktor, kekuatan , suberdaya dan hubungan yang diperlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan.

              Pengawasan; pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja.

Tipe – Tipe Perencanaan dan Rencana

Ada paling sedikit 5 dasar pengklasifikasian rencana – rencana sebagai berikut :

1.      Bidang Fungsional, mencakup rencana produksi, pemasaran, keuangan dan personalia.

2.      Tingkatan Organisasi, termasuk keseluruhan organisasi atau satuan – satuan kerja organisasi.

3.      Karakteristik – Karakteristik ( Sifat ) rencana, meliputi faktor kompleksitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuantitatif dan kualitatif.

4.      Waktu, menyangkut rencana jangka pendek , menengah dan jangka panjang.

5.      Unsur – Unsur Rencana, dalam wujud anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan dan sebagainya.

Ada 2 tipe rencana :

1.      Rencana – rencana strategik ( strategic plans ) , yang dirancang memenuhi tujuan – tujuan organisasi yang lebih luas.

2.      Rencana – rencana operasional ( operational plans ) , pengaruhnya lebih terperinci bagaimana rencana – rencana strategik akan dicapai.

Ada 2 tipe rencana operasional yaitu :

1.      Rencana sekali pakai, dikembangkan untuk mencapai tujuan – tujuan tertentu dan tidak dipakai lagi jika telah tercapai

2.      Rencana tetap, merupakan pendekatan – pendekatan standar untuk penanganan situasi – situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang –ulang. Wujud umumnya adalah kebijaksanaan prosedur dan aturan.

Faktor Waktu dan Perencanaan

              Faktor waktu memiliki pengaruh sangat besar terhadap rencana dalam 3 hal yaitu  1) waktu diperlukan untuk melaksanakan perencanaan efektif, 2) sering diperlukan untuk melanjutkan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variabel dan alternatif, 3) jumlah waktu yang akan di cakup dalam perencanaan harus dipertimbangkan.

              Rencana jangka pendek mencakup  rencana dari satu hari sampai satu tahun, rencana jangka menengah mempunyai rentang waktu antara beberapa bulan sampai 3 tahun, rencana jangka panjang meliputi kegiatan selama dua sampai lima tahun dengan beberapa rencana diproyeksikan  25 tahun atau lebih dimasa yang akan datang.

Perencanaan Strategik

              Perencanaan strategik adalah proses pemilihan tujuan – tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijaksanaan dan program – program strategik yang diperlukan untuk tujuan – tujuan tersebut dan penetapan metode – metode yang diperlukan untuk menjamin bahwa staregi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan.

Proses Perencanaan Strategik :

              Langkah  1 : penentuan misi dan tujuan , yang mencakup penyataan – penyataan umum tentang misi , falsafah maksud dan tujuan organisasi.

              Langkah 2 : pengembangan profil perusahaan, yang mencerminkan kondisi internal dan kemampuan perusahaan.

              Langkah  3  :  analisa lingkungan eksternal, dengan maksud untuk mengidentifikasikan cara – cara dalam mana perubahan – perubahan lingkungan ekonomi , teknologi, sosial / budaya, dan politik dapat secara tidak langsung mempengaruhi perusahaan.

              Langkah  4  :  analisah internal perusahaan – kekuatan dan kelemahan organisasi, dilakukan dengan membandingkan profil perusahan dan lingkungan eksternal.

              Langkah 5 :  identifikasi kesempatan dan ancaman strategik, penentuan bagaimana kesempatan yang tersedia bagi organisasi dan ancaman yang harus dihadapinya.

              Langkah  6  :  pembuatan keputusan strategik, mencakup identifikasi, penilaian dan pemilihan berbagai alternalif staregik.

              Langkah  7  :  pengembangan strategi perusahaan, organisasi perlu menjabarkannya ke dalam sasaran – sasaran jangka pendek operasional pada masing- masing bidang fungsional organisasi.

              Langkah  8  :  Implementasi strategik, menyangkut kegiatan menejemen untuk mengoprasikan strategi.

              Langkah  9  :  Peninjauan kembali dan evaluasi,

Kelebihan dan Kelemahan Perencanaan Strtegik

Kelebihan : dalam memberikan pedoman yang konsisten  bagi kegiatan – kegiatan organisasi.

Kelemahan : bahwa hal itu memerlukan investasi dalam waktu, uang dan orang yang cukup besar.

Hambatan –  Hambatan Perencanaan Efektif

Ada dua jenis hambatan pengembangan rencana – rencana efektif yaitu yang pertama adalah penolakan internal para perencana terhadap penetapan tujuan dan pembuatan rencana untuk mencapainya. Yang kedua adalah ada bukan di dalam tetapi diluar perencanaan yaitu keengganan umum para anggota organisasi untuk menerima perencanaan dan rencana – rencana karena perubahan – perubahanyang di timbulkannya.

Ada sejumlah alasan mengapa menejer ragu – ragu atau gagal menetapkan tujuan dan membuat rencana bagi organisasi atau kelompok / satuan kerja mereka yaitu :

   1.      Kurang Pengetahuan tentang organisasi.

   2.      Kurang Pengetahuan tentang lingkungan.

   3.      Keridakmampuan melakukan peramalan secara efektif.

   4.      Kesulitan perencanaan opersi – operasi yang tidak berulang.

   5.      Biaya.

   6.      Takut gagal.

   7.      Kurang percaya diri.

   8.      Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan – tujuan alternatif.

   9.      Penolakan terhadap perubahan.

Kriteria Penilaian Efektivitas Rencana

              Beberapa kriteria dapat digunakan untuk menilai efektifitas perusahaan, yaitu mencakup : 1) kegunaan, 2) ketepanan dan objektivitas, 3) ruang lingkup, 4) efektifitas biaya, 5) akuntabilitas, 6) ketepatan waktu.